Giải pháp Phần mềm Số hóa & Quản lý Tài liệu Lưu trữ số
Tuân thủ đầy đủ Thông tư 005/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Sẵn sàng đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của các gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ cấp tỉnh, huyện.
Số hóa không chỉ là quét tài liệu
Các dự án số hóa đang phải đáp ứng yêu cầu ngày càng chặt chẽ về pháp lý, cấu trúc dữ liệu và an toàn thông tin.
Bắt buộc theo luật
Từ 01/7/2025, Thông tư 005/2025/TT-BNV yêu cầu mọi dự án số hóa tài liệu lưu trữ phải có phần mềm quản lý đáp ứng chuẩn nghiệp vụ. Quét ảnh đơn thuần không đủ điều kiện nghiệm thu.
Cấu trúc dữ liệu nghiêm ngặt
Dữ liệu phải đóng gói theo cấu trúc AIP_hoso / AIP_tailieu (Phụ lục I, II), ký số đúng thể thức, xuất được định dạng chuẩn để liên thông giữa lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
An toàn thông tin
Tài liệu lưu trữ chứa thông tin nhạy cảm. Yêu cầu chống thất thoát dữ liệu (DLP), phân quyền nhiều lớp, nhật ký truy vết đầy đủ — không phải phần mềm quản lý tài liệu thông thường nào cũng đáp ứng.
Một hệ thống — Đúng chuẩn từ đầu
Phần mềm được thiết kế bám sát từng điều khoản của Thông tư 005/2025/TT-BNV, từ quy trình số hóa 8 bước (Điều 9), thể thức trình bày (Điều 8), cấu trúc dữ liệu (Điều 4), đến bảo quản và sao lưu (Chương V). Nền tảng Web, lưu trữ tập trung, kết nối SAN/NAS, mở rộng linh hoạt.
Thu nhận
Nghiệp vụ
Lưu trữ & Khai thác
Đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật gói thầu
Mọi tính năng được đối chiếu theo yêu cầu kỹ thuật HSMT thực tế của các Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Số hóa & Nhận dạng
OCR thông minh
Nhận dạng ký tự quang học, hiển thị % độ chính xác (đạt trên 70% với chữ in), kết hợp trợ lý AI tự động gợi ý gán metadata, rút ngắn thời gian nhập liệu.
PDF/A hai lớp
Tạo tệp PDF/A chuẩn lưu trữ gồm lớp ảnh + lớp văn bản, cho phép tra cứu nội dung và trích xuất toàn văn theo yêu cầu.
Nhập liệu hàng loạt
Đẩy dữ liệu số hóa số lượng lớn, giảm thao tác thủ công, phù hợp với tiến độ yêu cầu của các gói thầu.
Kiểm tra chất lượng tự động
Tự kiểm độ phân giải (300 DPI), độ sâu màu 24-bit và định dạng PDF/A, phát hiện tệp không đạt chuẩn trước khi đóng gói.
Chuẩn nghiệp vụ lưu trữ
Cấu trúc dữ liệu theo Điều 4
Quản lý đầy đủ dữ liệu phông, hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định Thông tư 005/2025/TT-BNV.
Đóng gói AIP / SIP / DIP
Đóng gói theo cấu trúc gói tin chuẩn (Phụ lục I, II) phục vụ bảo quản, nộp lưu và cung cấp cho người dùng cuối.
Ký số hàng loạt
Ký số nhiều tài liệu cùng lúc, đúng thể thức (thời gian ký ISO 8601, đúng vị trí, đúng phông chữ), bảo đảm tính toàn vẹn và pháp lý.
Tự cấu hình trường tin
Người dùng tự định nghĩa, bổ sung trường dữ liệu theo nghiệp vụ mà không cần lập trình hay yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật.
An toàn & Bảo mật
Chống thất thoát dữ liệu (DLP)
Mã hóa tệp, kiểm soát cổng USB, chặn in ấn và chụp màn hình trái phép, sao lưu ra ngoài phải qua phê duyệt, ghi log mọi vi phạm.
Bảo mật nhiều lớp
Mật khẩu + captcha + phát hiện đăng nhập bất thường. Tài khoản quản trị bắt buộc xác thực OTP.
Phân quyền chi tiết
Phân quyền theo từng vai trò, từng chức năng, từng mô-đun — kiểm soát chặt chẽ ai được làm gì với tài liệu nào.
Nhật ký người dùng & Sao lưu kép
Ghi nhận đầy đủ mọi thao tác để truy vết, kiểm soát. Sao lưu tự động, tối thiểu hai bộ trên hai phương tiện lưu trữ độc lập.
Khai thác & Quản trị
Tìm kiếm toàn văn
Lập chỉ mục nội dung, tra cứu nhanh và chính xác trên toàn bộ tài liệu; tra cứu theo hồ sơ, theo văn bản.
Kết nối & Tích hợp
Đồng bộ với dữ liệu đã chỉnh lý, tránh nhập lặp. Tích hợp hệ thống thứ ba qua API chuẩn.
Quản lý dự án số hóa
Giao việc, nhắc việc, theo dõi tiến độ; tự động hóa quy trình từ tiếp nhận đến bóc tách, kiểm tra, chuẩn hóa.
Dashboard động
Báo cáo trực quan theo thời gian thực, hỗ trợ phân tích xu hướng và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tuân thủ đầy đủ Thông tư 005/2025/TT-BNV
Mỗi chức năng của phần mềm đều được đối chiếu, kiểm chứng theo từng điều khoản cụ thể của Thông tư 005/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các yêu cầu kỹ thuật trong Hồ sơ mời thầu thực tế của các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Phần mềm sẵn sàng demo trực tiếp để chứng minh từng chức năng theo yêu cầu của Chủ đầu tư, không chỉ trình bày trên giấy tờ.
* Các điều khoản được đối chiếu theo Thông tư 005/2025/TT-BNV và HSMT thực tế.
Giải pháp dành cho ai?
Ba nhóm khách hàng chính với nhu cầu và mục tiêu khác nhau.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Chuyển đổi kho tài liệu giấy sang cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử, hình thành kho lưu trữ số đúng chuẩn, phục vụ khai thác trực tuyến và liên thông với lưu trữ hiện hành.
Nhà thầu số hóa
Sở hữu ngay phần mềm lõi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật gói thầu, kèm thuyết minh và demo sẵn sàng. Không phải tự phát triển từ đầu — rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nhà nước
Số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ nội bộ, bảo đảm an toàn thông tin và tuân thủ quy định lưu trữ theo đúng yêu cầu pháp lý hiện hành.
Triển khai bài bản, hỗ trợ tận nơi
Quy trình 4 bước từ khảo sát đến vận hành, đảm bảo hệ thống hoạt động đúng ngay từ đầu.
Khảo sát & Tư vấn
Đánh giá hiện trạng kho tài liệu, tư vấn giải pháp phù hợp với đặc thù của đơn vị.
Triển khai & Cấu hình
Cài đặt hệ thống, cấu hình theo nghiệp vụ, tích hợp thiết bị và hạ tầng sẵn có.
Đào tạo & Chuyển giao
Đào tạo cán bộ văn thư và lãnh đạo khai thác cơ sở dữ liệu, đảm bảo vận hành độc lập.
Bảo hành & Hỗ trợ
Bảo hành 12 tháng, hotline 24/7, hỗ trợ kỹ thuật phản hồi nhanh theo cam kết SLA.
Vì sao chọn giải pháp của chúng tôi
Tích hợp phần cứng — phần mềm trọn gói
Số hóa cần đồng thời phần mềm lẫn thiết bị (máy quét, SAN/NAS, ký số token). Chúng tôi cung cấp được cả hai, không phải chắp vá từ nhiều nhà cung cấp.
Phần mềm Việt — chủ động theo luật Việt
Do đội ngũ trong nước phát triển, Việt hóa hoàn toàn, chủ động cập nhật ngay khi quy định thay đổi — không phụ thuộc vào lịch phát hành của nước ngoài.
Đội kỹ thuật hỗ trợ tại chỗ
Không chỉ bán phần mềm — đội ngũ kỹ thuật có mặt tận nơi khi cần. Phản hồi nhanh, khắc phục sự cố theo đúng cam kết SLA.
Sẵn sàng tài liệu thầu
Cung cấp đầy đủ thuyết minh kỹ thuật, chứng minh tuân thủ từng điều khoản, demo trực tiếp — giúp nhà thầu tiết kiệm thời gian chuẩn bị hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm có đáp ứng yêu cầu gói thầu số hóa của tỉnh không?
Có. Phần mềm được thiết kế bám sát yêu cầu kỹ thuật theo Thông tư 005/2025/TT-BNV và các văn bản hướng dẫn liên quan. Chúng tôi sẵn sàng demo trực tiếp chứng minh từng chức năng theo yêu cầu của Chủ đầu tư, không chỉ cam kết trên giấy tờ.
Phần mềm chạy trên nền tảng nào?
Nền tảng Web, mô hình client/server, lưu trữ dữ liệu tập trung. Kết nối được SAN/NAS, dễ triển khai và mở rộng theo quy mô của đơn vị. Không yêu cầu cài đặt phần mềm client phức tạp trên từng máy trạm.
Dữ liệu cũ đã chỉnh lý có tận dụng được không?
Có. Hệ thống có chức năng kết nối, đồng bộ với dữ liệu đã chỉnh lý sẵn có để tránh nhập liệu lặp lại, giảm công sức và đảm bảo tính nhất quán của cơ sở dữ liệu.
Có bảo đảm an toàn dữ liệu trong quá trình số hóa không?
Có. Hệ thống tích hợp giải pháp chống thất thoát dữ liệu (DLP) toàn diện: mã hóa tệp, kiểm soát thiết bị ngoại vi (USB), chặn in ấn và chụp màn hình trái phép, mọi thao tác sao chép ra ngoài đều phải qua phê duyệt và ghi nhật ký.
Thời gian triển khai điển hình là bao lâu?
Phụ thuộc vào quy mô kho tài liệu và hạ tầng sẵn có. Chúng tôi sẽ cung cấp kế hoạch triển khai chi tiết sau khi khảo sát hiện trạng. Liên hệ để đặt lịch khảo sát miễn phí.
Phần mềm có hỗ trợ tích hợp với hệ thống EDMS / văn thư điện tử đang dùng không?
Hệ thống cung cấp API tích hợp với hệ thống thứ ba. Khả năng tích hợp cụ thể với từng hệ thống EDMS sẽ được đánh giá trong giai đoạn khảo sát kỹ thuật. Vui lòng cung cấp thông tin hệ thống hiện tại để được tư vấn chính xác.
Sẵn sàng cho gói thầu số hóa tiếp theo
Đăng ký xem demo trực tiếp hoặc nhận tài liệu kỹ thuật chi tiết. Đội ngũ kỹ thuật sẽ phản hồi trong ngày làm việc.
- Demo trực tiếp theo yêu cầu — không bán hàng ép
- Tài liệu kỹ thuật đầy đủ để đánh giá nội bộ
- Hỗ trợ tư vấn yêu cầu kỹ thuật gói thầu
- Khảo sát hiện trạng miễn phí